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华天动力政务版OA系统让开会更有效率

2019-08-26 15:54:01
  党政机关开会是保证各项决策落实落地的重要形式。华天动力政务版OA系统会议管理模块可以帮助规范机关和事业单位筹备开会的会议时间、决策内容、决策方式,构建流程与会议、决策与会议及报告与会议的和谐体系,有效提高领导层的决策效率和基层贯彻落实的精准率,最终通过会议的成功举办促成问题的圆满解决。

  华天动力政务版OA系统会议管理模块可针对政府机关不同职能和参会人员不同岗位、不同层次,来确定会议的形式与内容。比如,项目型的工作,既要对内协调,又需对外沟通,且要求衔接性比较强,涉及的部门也比较多。这种情况,是必须开会才能解决问题的,就需要通过会议管理系统进行会前议题的起草、会前议题沟通、会前议题确定、议程时间的排布、议程资料的准备等,为开一次成功的会议打好提前量。

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  华天动力政务版OA系统会议管理模块能够实现对党政机关事业单位重要会议的会议计划、智能化提醒、关联功能启动、会议配置等业务的管理,并能够根据会议计划自动生成会议看板,从而全面提升会议管理水平,简化会议管理人员操作,保障会议的有序开展。

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  而对于窗口型工作人员、人力资源等执行层的岗位,可以尽量少召集他们开会,因为作为执行者,他们的时间不能耗费在那些冗长的会议上,所以必须由执行者参加的会议,可设置为简短精练的会议模式,并指定参会人员范围,设定开会时间,尽量减少执行层人员参加,让他们把更多精力投入到具体工作中。

  设置简短会议模式的另一个好处,也是让与会者知晓,开会就是一个目的——要解决什么问题,然后围绕要解决的问题谈建议、谈看法、谈解决方法。这时的会议管理模块,还能在会议管理流程上很清晰地呈现出此次会议的目的是什么、需要哪些人知道、需要哪些人完成什么事、什么时候完成、谁来督办等重要事项。

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  在会议的组织环节,可利用OA系统的会议组织管理模块实现对重要会议的议题指定、议题收集、议题上报、议题审批、议题材料准备、议题清单及议题权限内共享的业务固化,实现会议发起与议题的自动关联推送、议题讨论顺序排序、会议纪要管理、会议室预订、参会人员提醒等,全面提升管控效率,提升会议决策效率与效果,节省行政办公成本。

  另外,一个高质量的会议必须要有跟踪,会议开了就要有结果,有结果就一定要跟踪到底。因此会议纪要就显得非常重要,因为会后要印发给相关参会人员,同时,对在会上要求完成的事项,明确责任人,有完成时间,到时间后,要有验收和通报等。华天动力政务版OA系统会议管理模块可预先设置标题、正文、落款三部分会议纪要格式,通过集中概述、分项叙述、发言提要等模板,将纪要的中心部分即反映会议的主要精神、讨论意见和决议事项等内容呈现出来。

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  总之,华天动力政务版OA系统会议管理模块通过与公文管理、会议室资源管理、督办管理等功能协同,可以实现会前、会中、会后及决策支持的全业务链一体化管理,提升会议组织及决策的效率、效果,保证工作质量,提升党政机关决策的执行力,让开会成为富有成效的沟通与思想智慧碰撞的有效载体和平台。

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