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OA系统会议模块对高效组织管理的价值有哪些?

2019-10-18 16:21:49
  会议管理是企业经营管理的重要组成部分,是企业提高管理的有效途径之一。目前针对会议管理中存在的问题,华天动力OA系统的会议管理系统从查询会议室、预定会议室、发布会议通知到会议回执、撰写会议纪要、传阅纪要、纪要转任务等方面,提出全过程流程式管理的解决方案。

  一、会议能维护哪些基本内容?

  华天OA的会议管理系统中可以维护会议的类型、资源、会议室、周期会议设置、会议申请方式、会议申请流程等内容。

  会议类型可以根据日常会议的主题内容建立不同的类型,用于会议创建时对会议进行分类;

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  会议资源可以将会议上常用的资源信息维护进来,方便在发起会议申请时需要用到哪些资源直接选择;

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  会议室设置可以提前将企业内的会议室信息录入,可设置会议室的名称、管理人员、容纳人数、会议室资源添加、说明以及允许使用人员等相关信息,为开会时需要用到哪个会议室做好准备;

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OA系统会议模块对高效组织管理的价值有哪些?

  周期会议设置中可以设置周期性会议在会议开始前几天发布会议并以何种方式发送会议通知,保证周期性会议的与会人员能及时收到信息;

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  会议申请方式中可以设置会议申请是否需要领导审批,如设置了需要审批则可在会议申请流程中设置审批的流程,待流程审批后方能收到会议信息,如果不需要审批,则会议申请发起之后与会人员就可以收到会议的相关信息。

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  二、如何发起会议?

  会议分为两种:一种是普通会议,一种是周期性会议,用户可以根据会议的形式不同发送相应的会议。

  普通用户在个人办公—我的行政—会议发起—新建会议中就可以发起普通会议的申请,发起时需要填写会议的主题、类型、主持人、主办部门、联系人、联系方式、会议室选择、开始时间、结束时间、与会人员、会议纪要员、资源准备、会议内容、附件等信息,如果有审批流程则需审批后与会人员方可收到会议的通知;

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  如果是周期性会议,普通用户可以在个人办公—我的行政—会议发起—周期会议中建立,除了上述的基本信息需要填写之外还需要选择重复模式、重复间隔、重复策略、重复日期等内容后进行发布,如有审批流程其审批和发布方式同理。

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  三、如何直观的查看自己在什么时间有哪些会议?


  为了给用户直观的展现会议在时间表上的分布情况,华天OA的会议管理系统提供了会议日历的功能,普通用户可以在个人办公—我的行政—会议日历中查看自己的会议情况。会议日历中提供了日、周、列表三种形式的视图查看,用户可以一目了然的知晓自己在哪个日期、时间在哪个会议室有需要参加的会议。

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  四、会议室如何进行预订?

  被占用的会议室如想使用,则可以提前预定。用户可以在个人办公—我的行政—预定会议中预定会议室,填写会议主题、选择会议室、与会人员、资源、开始时间和结束时间后进行预定,待会议室空出之后,则可以从预定中选择发起会议申请。同时也支持预定的变更、取消和删除。

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  五、与会人员如何对会议进行回执?会议发起人如何查看回执内容?


  与会人员收到会议通知后,可以通过回执功能说明是否要参加会议,如果不参加其原因为何;回执填写完毕后会议的发起人就可以通过查看回执的功能查看与会人员反馈回的参与信息,及时了解参会人员情况,为会议的顺利开展做好准备。

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  六、会议纪要如何建立?是否可以转成任务?

  会议纪要员可以在针对某个已经结束的会议建立会议纪要,或是会议管理员在综合行政—会议管理—会议纪要中新建会议纪要。建立会议纪要时可从已召开的会议中选择或是直接建立会议纪要,需要填写会议主题、类型、主办部门、会议时间、会议室、与会人员、发送纪要给哪些人、纪要内容、附件信息等内容发送给相应人员;在发送会议纪要时还可以选择发送会议纪要并转任务,此处为了方便需要落实工作的会议,在纪要发送的同时直接创建工作任务,进行工作分配。

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  七、如遇会议的变更、结束、删除、取消等情况如何操作?

  会议发起人如遇到会议的变更、取消、删除等状况可以直接对发起的会议进行相应的操作,如需要提前结束会议则需要会议管理员在综合行政—会议管理—会议管理中进行结束操作。会议管理员同时也可以对会议进行更改、取消、删除等一系列的管理。

OA系统会议模块对高效组织管理的价值有哪些?

  高效的会议组织、会议记录、会议总结,会给企业带来高效的组织管理,特别是针对政府事业单位、学校、医院等会议较多的大型单位尤其实用,优质的会议管理,从用华天动力OA系统开始。

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